제1조(녹음시스템 설치 근거 및 목적)

1. 1. 연세대학교 연구처・산학협력단은 민원 처리 담당자와 민원인 간의 분쟁에 대비한 녹음파일을 확보하여 민원 처리 담당자의 권익을 보호하기 위해 전화 녹음시스템을 운영·관리한다.
2. 2. 관련 근거
   1. 가. 「통신비밀보호법」 제3조(통신 및 대화비밀의 보호)
   2. 나. 「산업안전보건법」 제41조(고객의 폭언 등으로 인한 건강장해 예방조치 등)
   3. 다. 「민원처리법 시행령」 제4조(민원 처리 담당자의 보호)
   4. 라. 「개인정보보호법」 제15조(개인정보의 수집이용)
   5. 마. 「연세대학교 연구처・산학협력단 개인정보처리방침」

제2조(용어의 정의)

1. 1. “행정전화”란 연세대학교 연구처・산학협력단에 회선번호가 부여된 모든 행정업무용 전화를 말한다.
2. 2. “녹음시스템”이란 행정전화의 통화내용을 저장할 수 있는 모든 장치를 말한다.
3. 3. “녹음파일”이란 녹음시스템을 통해 전화통화 내용이 녹음된 파일을 말한다.
4. 4. “총괄부서”란 녹음시스템의 운영 및 관리를 총괄하는 부서로 산학협력단 인사운영부를 말한다.
5. 5. “당사자”란 행정전화를 매개로 한 송신인과 수신인을 의미한다.

제3조(운영범위)

제4조(책임자 및 접근 권한자 지정)

연세대학교 연구처・산학협력단은 녹음파일을 보호하고 녹음파일의 열람･제공 등 개인정보 사항을 처리하기 위하여 아래와 같이 책임자를 지정한다.

제5조(녹음시스템 운영·관리 원칙)

1. 1. 녹음파일은 녹음시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 수집하여야 한다.
2. 2. 녹음 전 멘트로 녹음사실이 통화 당사자에게 고지되며, 고지를 받은 통화 당사자가 통화를 지속하는 경우 해당 녹음에 동의한 것으로 간주한다. 단, 녹음 중 개인정보(성명, 연락처, 생년월일 등) 수집 시에는 별도로 동의를 구한다.
3. 3. 학내 내선전화 간 통화 및 산학협력단 발신 전화 등 안내 멘트 송출이 기술적으로 어렵거나 민원 응대의 원활한 진행을 방해할 우려가 있는 경우에는 사전 고지를 생략할 수 있다. 이 경우 다음의 방법으로 고지를 대체하며 통화 당사자가 녹음에 동의한 것으로 본다.
   1. 가. 연구처・산학협력단 홈페이지 및 통합연구정보시스템에 공지문 상시 게시
   2. 나. 전임・비전임 교원 대상 대량 이메일 공지문 발송
   3. 다. 통화 중 민원인이 요청하는 경우 즉시 녹음 사실 고지
4. 4. 녹음파일의 보관기간은 5년을 원칙으로 하며, 보관기간 만료 시 파일을 삭제한다. 단, 수사나 소송 등 법적 절차가 진행 중인 경우에는 그 목적 달성 시까지 보관할 수 있다.
5. 5. 녹음파일의 개인정보보호 안전성을 확보하기 위하여 녹취시스템에 대한 접근 권한을 최소화하고, 녹음파일이 도난･유출되지 않도록 보호 조치를 마련하여야 한다.
6. 6. 그 외의 사항에 대하여는 ｢개인정보 보호법｣ 및 ｢연세대학교 연구처・산학협력단 개인정보 처리방침｣을 준수하고 ｢영상 정보처리기기(CCTV) 설치 운영 방법｣에 준하여 운영·관리한다.

제6조(녹음파일의 열람 및 제공 등의 절차)

1. 1. 연세대학교 연구처・산학협력단은 아래와 같은 경우 녹음파일을 열람 또는 제공할 수 있다.
   1. 가. 민원 처리 담당자가 민원인의 폭언 등으로 인한 소송 증거자료로 필요한 경우
   2. 나. 민원 처리 담당자가 민원 응대내용에 대하여 민원인의 의견이 달라 확인이 필요한 경우
   3. 다. 수사기관의 수사와 공소의 제기 및 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
   4. 라. 청구인의 권리보호를 위해 총괄부서에서 필요하다고 인정하는 경우
2. 2. 녹음파일을 열람 또는 제공받고자 하는 자는 [별지 제1호 서식]에 따라 총괄부서에게 문서로 요청하여야 한다.
3. 3. 제2항에 따라 녹음파일의 열람 또는 제공을 요청한 자는 관리책임자의 사전검토 후 직접 방문하여 본인여부를 확인받고 녹음파일을 열람하거나 USB를 통하여 제공받을 수 있다.
4. 4. 관리책임자는 요청자의 본인여부를 확인한 뒤 녹음파일을 열람･제공하며, 그 사실을 [별지 제2호 서식]에 작성하여 관리하여야 한다.
5. 5. 연세대학교 연구처・산학협력단은 통화 당사자가 아닌 제3자에게 녹음파일을 열람･제공할 수 없다. 단, 아래의 경우에는 그러하지 아니한다.
   1. 가. 통화 당사자 모두의 동의가 있는 경우
   2. 나. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
   3. 다. 위 사항 외에 ｢개인정보 보호법｣ 제18조 제2항에 해당하는 경우

제7조(비밀 유지의 의무)

녹음파일을 열람 및 제공받은 자는 직무상 알게 된 녹음파일 내용을 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

제8조(전화 녹음시스템 운영·관리 방침 변경에 관한 사항)

전화 녹음시스템 운영·관리는 법령·정책 변경에 따라 내용의 추가, 삭제 및 수정이 있을 경우 연구처・산학협력단 홈페이지를 통해 이를 공지하여야 한다.